Como hacer ordenes de compras en MS Dynamics NAV

RUTA: Departamentos/Compras/Ordenes de compras

Hacer Clic en Nuevo

En la ventana:

Sección GeneralCompra a-No proveedor: Se selecciona el proveedor al cual se le realizara la Orden de Compra
 Dirección de compra: Estos datos son generados automáticamente de la configuración previa del Proveedor
 Fecha emisión documento: Fecha generada automáticamente por el sistema, si se desea cambiar, ingresar manualmente
 Fecha de registro: Fecha generada automáticamente por el sistema, si se desea cambiar, ingresar manualmente
 Fecha de Vencimiento: Fecha generada automáticamente por el sistema, si se desea cambiar, ingresar manualmente
 No factura proveedor: Esta campo queda vacío, hasta tener la factura en físico correspondiente para ser contabilizada
 Fecha de pedido: Fecha generada automáticamente por el sistema, si se desea cambiar, ingresar manualmente
Sección LíneasTipo: Seleccionar Cuenta, con esta opción se afectara una cuenta contable
 : Seleccionar la cuenta contable que sera afectada
 Descripción: Muestra el nombre de la cuenta contable que sera afectada, o, ingresar alguna descripción requerida
 Cantidad: Ingresar las cantidades correspondientes

Una vez llenado todos los datos correspondientes, se procede a ARCHIVAR EL DOCUMENTO, y se realizara mediante la siguiente acción:

En la barra superior:   Inicio —– Archivar documento

Se verifica que el documento se encuentra guardado, pendiente por ser contabilizado mediante la ruta:

Departamentos/Compras/Ordenes de compras

En estado ABIERTO

Si se requiere modificar la Orden de Compra, ubicar la orden y hacer Clic en EDITAR (realizar las modificaciones) ——- Inicio ——- Archivar documento.

Una vez verificado todos los datos se procede a Imprimir la Orden de Compra

Una vez teniendo a mano la Factura originada a través de la orden de compra, se procede a llenar los campos necesarios para ser contabilizada

Departamentos/Compras/Ordenes de compras

  1. Se ubica la Orden de Compra —— Editar
  2. Se Ingresa en número de factura en la Sección General ——- No. Factura proveedor
  3. Se ingresa la Dimensión correspondiente Sección Líneas
  4. Se ingresan los costos correspondientes a cada línea Líneas ——– Costo unit.directo sin IVA
  5. Se procede a Contabilizar Orden de Compra para ser transformada en Factura.
  6. Inicio —— Registrar

A través de la siguiente ruta se podrá consultar el histórico de las Ordenes de Compras realizadas:

RUTA: Departamentos/Compras/Histórico Ordenes de compras

Como liquidar o aplicar documentos en MS Dynamics NAV

Para liquidar, aplicar o cruzar estos documentos se deben seguir los siguientes pasos:

Ubicar el proveedor: Ruta: Departamentos/Compras /Proveedores

Hacer Clic en Movimientos

– Seleccione la factura que se desea aplicar —– Hacer Clic en Liquidar movs.  
– Al hacer Clic en Liquidar movs., se podrán visualizar todos los documentos abiertos (pendientes por aplicar) bien sean Notas de Crédito o Pagos.
– Seleccionar el documento que será aplicado a la Factura
– Hacer Clic en Acciones ——- Marcar id. De liquidación ——– Registrar liquidación marcada  
– Hacer Clic en ACEPTAR, al aviso donde muestra el No. Documento y fecha de registro  

Al realizar esta acción se podrá observar que los documentos se encuentran liquidados o aplicados.

Como hacer notas de crédito en compras en MS Dynamics NAV

Se realiza a través de los siguientes pasos.

Ruta: Departamentos/Compras/Notas de Crédito en compras

Hacer clic en “Nuevo”

Se procede a realizar la Nota de Crédito:

  1. Sección GENERAL:

Seleccionar el proveedor y se procede a llenar la información requerida.

  • Proveedor: Se selecciona el proveedor correspondiente.
  • Fecha emisión documento: Fecha del documento.
  • Fecha de registro: Fecha de contabilización del documento.
  • Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento del documento.
  • N° nota de crédito proveedor: Ingresar el numero del documento correspondiente.
  • Cod. comprador: (Opcional) Persona encargada de realizar el gasto, llenar en caso de ser necesario.
  • Cod. Auditoria: (Opcional), utilizado para la elaboración de informes, llenar en caso de ser necesario.

2.Sección LINEAS:

Seleccionar el proveedor y proceda a llenar la información requerida.

  • Tipo: Seleccionar Cuenta, con esta opcion se afectara una cuenta contable.
  • N°: Seleccionar la cuenta contable que sera afectada.
  • Descripcion o Comentario: Descripcion del gasto que se esta registrando.
  • Cantidad: Ingresar la cantidad 1
  • Dimension: Seleccionar el correspondiente.
  • Grupo Registro Iva Producto: Seleccionar que tipo de impuesto aplica para la transaccion, Iva 0% o Iva 8%
  • Costo Unitario directo sin Iva: Indique el monto del costo y/o gasto a registrar, esta opcion el monto es mostrado sin Iva.
  • Tipo de Reportes, pago y conceptos: Seleccionar los correspondiente.

Sección Detalles de la factura: Datos generados automaticamente.

Sección ENVIO Y PAGO: Datos generados automaticamente

Una vez terminada de cargar todos los datos en la transaccion se procede a Contabilizar.

Inicio —– Registrar

Como hacer notas de crédito en compras (gastos y servicios) en MS Dynamics NAV

Se realizan a través de los siguientes pasos.

Ruta: Departamentos/Compras/Notas de Crédito en compras

Hacer Clic en “Nuevo”

Seleccionar el proveedor ——– hacer clic en “copiar líneas”

Seleccionar la factura a aplicar en “No. Documento” ——– Aceptar

Al copiar líneas se visualiza que la nota de crédito fue generada automáticamente, igual a la factura a aplicar, se debe realizar lo siguiente:

  • Modificar las fechas, en caso de ser necesario
  • Ingresar el numero de la Nota de Crédito del proveedor
  • En el Costo, modificar e ingresar el monto correspondiente a la nota de crédito

Una vez verificada la información, se procede a contabilizar:

Hacer Clic en Registrar

Al contabilizar se podrá observar que los documentos se encuentran aplicados.

Como anular facturas de compras en MS Dynamics NAV

Para ANULAR facturas de compras/gastos se realiza a través de NOTAS DE CRÉDITO, las mismas se realizan a través de los siguientes pasos.

  • Se ubica la factura de compras que se desea anular.

Ubicar la siguiente ruta:

  1. Departamentos/Compras/Proveedores
  • Seleccionar el proveedor a anular — Hacer clic en “Movimiento”
  • Seleccionar la factura a anular — Hacer clic en “Mostrar documento registrado”

Visualizada la ventana donde se registró el documento, se procede hacer Clic en Crear nota de crédito correctiva

  • Se genera automáticamente la Nota de crédito.
  • Se llena el campo No. Nota crédito proveedor, se recomienda colocar NC+el número de factura a anular.

Para contabilizar hacer Clic en Registrar

Como procesar facturas de compras (gastos o servicios) en MS Dynamics NAV

Para configurar, ubica la ruta:

Departamentos/Compras/Facturas compras/Nuevo

En la ficha:

FACTURAS DE COMPRASLos campos marcados con * son de carácter obligatorio
GeneralSe selecciona el proveedor y se procede a llenar la información requerida:  
 Proveedor: Se selecciona el proveedor correspondiente.  
 Fecha emisión documento: Fecha de la factura  
 Fecha de registro: Fecha de contabilización de la factura  
 Fecha de vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura  
 N° factura proveedor: Ingresar el numero de factura correspondiente  
 Cod. comprador: (Opcional) Persona encargada de realizar el gasto, llenar en caso de ser necesario
 Cod. Auditoria: (Opcional), utilizado para la elaboración de informes, llenar en caso de ser necesario
LíneasSe selecciona el proveedor y se procede a llenar la información requerida:  
 Tipo: Seleccionar Cuenta, con esta opción se afectara una cuenta contable  
 : Seleccionar la cuenta contable que sera afectada  
 Descripción o Comentario: Descripción del gasto que se esta registrando  
 Cantidad: Ingresar la cantidad 1  
 Dimensión: Seleccionar el correspondiente  
 Grupo Registro Iva Producto: Seleccionar que tipo de impuesto aplica para la transacción, Iva 0% ejemplo  
 Costo Unitario directo sin Iva: Indique el monto del costo y/o gasto a registrar, esta opción el monto es mostrado sin Iva
 Tipo de Reportes, pago y conceptos: Seleccionar los correspondiente
  • Sección Detalles de la factura: Datos generados automaticamente.
  • Sección ENVIO Y PAGO: Datos generados automaticamente.
  • Para adjuntar documentos a la transacción, se puede hacer a través de la siguiente manera:
    1. Mostrar adjuntos ———- Vínculos
    2. Vínculos —- Nuevo
    3. Nuevo —– Clic en Vincular dirección, al final los tres puntos (…) ——— Seleccione el archivo a adjuntar ———- Abrir —— Guardar

Antes de contabilizar se puede verificar el asiento contable haciendo Clic en Acciones —- Vista Previa de registro

  • Una vez terminada de cargar todos los datos en la transaccion se procede a Contabilizar.
  • Inicio —– Registrar

Como crear un proveedor en MS Dynamics NAV

Para configurar, ubica la ruta:

Departamentos/Compras/Proveedores/Nuevo

En la ficha:

PROVEEDORES –  Los campos marcados con * son de carácter obligatorio
GeneralSe deben llenar los campos de esta sección, de esta manera se tendrá el proveedor lo más actualizado posible, así como también para futuros reportes que se necesiten generar
Dirección y contactoSe deben llenar los campos con la dirección y contactos correspondientes.
FacturaciónSe deben llenar los campos: Detalle registro: Referentes a los grupos contables. Es importante que el Grupo Contable Proveedor este asociado a la cuenta contable correspondiente.  
PagosOpción Método de Liquidación (Manual). Campo generado automáticamente.  

Una vez verificado y llenado todos los campos hacer clic en ACEPTAR.

Como configurar grupos contables proveedor en MS Dynamics NAV

Los grupos contables nos ayudan a minimizar tiempo y evitar a cometer errores. Este va a asociado a un plan de cuentas y nos ayuda al análisis de las operaciones.

Para configurar, ubicar la siguiente ruta:

  1. Departamentos/Gestión financiera/Administración/Grupos Contables/Grupos Contables Proveedores

En la ficha:

GRUPOS CONTABLES PROVEEDORES
NuevoSeleccionar Nuevo
CódigoCódigo o identificativo, ejemplo: Proveedor, Accionista, Relacionada, Prestamos, entre otros.
Cta. proveedorSeleccione la cuenta contable que irá asociada a cada grupo creado.

Como configurar Dimensiones en MS Dynamics NAV

Las dimensiones son centros de costos para el análisis simplificado de las transacciones, las dimensiones otorgan un análisis sin tener un plan de cuentas extenso o complicado.

Para configurar, ubicar la siguiente ruta:

  1. Departamentos/Gestión financiera/Configuración/Administración/Dimensiones/Dimensiones

En la ficha:

DIMENSIONES
NuevoSeleccionar Nuevo, y colocar el nombre de la dimensión correspondiente (Pueden ser: Departamentos, Empledos, Relacionadas, entre otros)
CódigoCódigo o identificativo de la dimensión
NombreNombre de la dimensión

Una vez creada la Dimensión, se procede a configurarlas, haciendo Clic en Valores dimensión

Ejemplo: Si la Dimensión creada es DEPARATMENTOS, los valores pueden ser, por ejemplo, (CONTABILIDAD, RRHH, ADMINISTRACION, ENTRE OTROS)

En la ficha:

DIMENSIONES – VALORES DE DIMENSION
NuevoPara crear un valor de dimensión
CódigoCódigo o identificativo de la dimensión, ejemplo; Contabilidad, RRHH, Ventas

De esta manera se pueden crear tantas Dimensiones como así se requieran.

Cómo configurar el impuesto IVA en MS Dynamics NAV

Para configurar, ubicar las siguientes rutas:

  1. Departamentos / Gestión financiera / Administración / Grupos Registro IVA / Grupos Registro IVA producto 

En la ficha:

GRUPO REGISTRO IVA PRODUCTO
NuevoSeleccionar Nuevo
CódigoIdentificar el % de impuesto, ejemplo: (0% – 10% – 25%) 
DescripciónDescribir el impuesto a crear
AceptarAceptar para guardar

  1. Departamentos / Gestión financiera / Administración / Grupos Registro IVA / Config.grupos registro IVA 

En la ficha:

CONFIG.GRUPOS REGISTRO IVA
SECCION GENERAL
Grupo registro IVA negocioSeleccionar Nacional (Previamente configurado)
Grupo regisro IVA prod.Seleccionar el impuesto, ejemplo: (0% – 10% – 25%) 
Tipo calculo IVASeleccionar Normal
Porcentaje IVAIngresar el % de IVA a calcular
SECCION VENTAS
Cta.IVA por pagarSeleccionar la cuenta contable correspondiente
SECCION COMPRAS
Cta.IVA acreditableSeleccionar la cuenta contable correspondiente