Cómo configurar cuentas contables en MS Dynamics NAV

El nucleo de todo ERP es la configuración contable por ser la base fundamental de este para cumplir un buen funcionamiento.

En este articulo explicaremos como configurar el plan de cuentas de una empresa.

Para iniciar ubique en el sistema la siguiente ruta:

...Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad/Catálogo de cuentas

En la cinta de opciones seleccione «Nuevo», y verá la siguiente ventana

En dicha ventana se deben llenar los siguientes campos:

En la ficha de cuentas:

SECCIÓN GENERAL
No.Asignar la numeración y/o codificación que identificará la cuenta contable
NombreEspecificar el nombre de la cuenta contable
Ingresos/SaldoEspecificar si pertenece el Estado de Resultado o al Balance General
Debe/HaberSe recomienda seleccionar Ambos
Tipo de MovimientoAuxiliar: Seleccionar para cuentas con movimiento contable
Mayor: Solo seleccionar para el encabezado del BALANCE GENERAL Y GANANCIAS Y PERDIDAS
Total: Solo seleccionar para totalizar el BALANCE GENERAL Y GANANCIAS Y PERDIDAD
Inicio Total: Seleccionar para las cuentas madres
Fin Total: Seleccionar para totalizar un rubro de cuentas
Entrada directaSiempre debe estar tildada
Solo llenar estos campos para las cuentas del Estado de Resultado. Se excluye esta configuración para las cuentas  del Balance General.
SECCIÓN REGISTRO
Tipo IVANo seleccionar para las cuentas de Balance. Seleccione Compras (Para las cuentas de Costos y Gastos), selección Ventas (Para las cuentas de Ingresos).
Grupo contable negocioSeleccionar NACIONAL (por ejemplo) de acuerdo a cada compañía
Grupo contable productoSeleccionar SERVICIOS (por ejemplo) de acuerdo a cada compañía
Grupo registro IVA negSeleccionar NACIONAL (por ejemplo) de acuerdo a cada compañía
Grupo registro IVA prodSeleccionar el que corresponda
Una vez ingresado todos los campos hacer Clic en Aceptar

Realice este procedimiento antes explicado con cada cuenta contable hasta finalizarlo

 Es importante realizar el siguiente paso cada vez que se crean cuentas contables:

En la cinta de opciones «Inicio» seleccione la opción Test Catálogo de cuentas

Esta opción permite alinear las cuentas contables Nuevas, integrándola a la sumatoria de la estructura de cuentas.

Cómo configurar asientos recurrentes en MS Dynamics NAV

Elabore asientos recurrentes de forma sencilla en MS Dynamics NAV

Para ello vaya a la siguiente ruta en el sistema:

Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad/Tareas/Diarios Generales

Hacer Clic en Nombre de Sección

Haga clic en Nuevo

Al hacer Clic en Nuevo, se le coloca el nombre de la sección con la cual identificará el asiento recurrente. Por Ejemplo: Comisiones, Planilla, Seguros, entre otros.

Haga clic en Aceptar

Una vez creado se procede a incluir las cuentas contables necesarias para generar el asiento contable.

Como recomendación incluya las cuentas preferiblemente sin valores.

Los campos marcados en la imagen son de caracter obligatorio

Una vez completado todos los campos, proceda hacer Clic en Guardar como diario estándar, esta opción les mostrará una ventana

Coloque el nombre que desee a la plantilla, luego hacer clic en Aceptar

El sistema notificará que se creó correctamente…

Para hacer uso de las plantillas creadas y configuradas; en Diario General haga clic en «Obtener diarios estandar…«

Proceda a actualizar los valores correspondientes de las cuentas afectadas…

Una vez cargados los valores puede realizar una vista previa del registro contable haciendo Clic en Acciones —- Vista Previa de registro

Se visualiza de la siguiente manera…

Si todo esta en orden, Registre.

Finalmente con esto queda concluido el proceso de creación, configuración y utilización de Asientos Recurentes.

Como configurar números de series

En MS Dynamics NAV se configuran los números de series para diferentes tipos de transacciones en el sistema, estos pueden ser los predeterminados por el sistema o nuevos con nomenclatura propia.

Por ejemplo: es importante configurar correlativos para los bancos, clientes, cajas, empleados, entre otros.

Para realizar esta configurarción siga la siguiente ruta: Departamentos/Gestión financiera/Configuración/Administración/Nos. Serie

Al hacer Clic en NUEVO, se debe llenar la información solicitada en la plantilla

Código: Nombre corto para Identificar el tipo de transacción.

Descripción: Nombre de la transacción.

N° inicial: se desplegará una ventana, en la cual se configura el correlativo de la siguiente manera

Starting Date: Colocar la fecha del día que se esté creando la serie

Starting No.: Colocar el inicio del correlativoAceptar: Clic en aceptar para guardar.

Una vez finalizado haga clic en el boton aceptar para guardar los cambios. El sistema se regresará a la ventana principal, y en esta selecciona la casilla «Número predeterminado» y presione Aceptar

Como hacer cierre contable en MS Dynamics Nav

En este artículo te explicamos como realizar un cierre contable en MS Dynamics NAV de forma sencilla

Ante de empezar a ejecutar el cierre se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Todas las transacciones en el sistema deben estar contabilizadas.
  • Es aconsejable imprimir los Estados Financieros antes de proceder con el cierre.
  • Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos.

Como primer paso:

Paso 1. Fijar el cierre del periodo contable, para ello:

  1. Crear ejercicio contable posterior al que se va cerrar.
  2. Fijar el cierre en el periodo de año a cerrar, este proceso se hace siguiendo la siguiente ruta: …Departamentos/Gestión financiera/Actividades periódicas/Ejercicio/Periodos contables

Es importante asegurarse que se desea proceder con el cierre, en la siguiente ventana haga clic en Sí para confirmar o en su defecto haga clic en No para cancelar…

Paso 2. Generar el asiento de regularización, para ellos sigue la siguiente ruta:Departamentos/Gestión financiera/Actividades periódicas/Ejercicio/Asiento Regularización

Podrás observar la siguiente ventana

  • Fecha final ejercicio: Automáticamente refleja la fecha del ejercicio a cerrar.
  • Libro del Diario General: Seleccione la plantilla GENERAL
  • Sección Diario General: Seleccione la plantilla CIERRE
  • N° Documento: Se genera automáticamente            
  • Cta. Ajtes.red.div.adic: Seleccione la cuenta correspondiente a Superávit o Pérdida del Ejercicio
  • Texto de Registro: Automáticamente se identifica como “Asiento de regularización”, pero, se recomienda colocar manualmente el nombre CIERRE CONTABLE para identificarlo rápidamente.
  • Dimensiones: Seleccione todas las dimensiones existentes

Completado todos los campos haga clic en Aceptar. una vez generado el asiento mostrara un mensaje donde se informa que se generó correctamente.

Paso 3. Contabilizar el Asiento de Regularización:

Para contabilizar el asiento de regularización seguimos la siguiente ruta:

Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad/Tareas/Diarios Generales

  • Nombre sección: Seleccione CIERRE
  • Identificado el asiento de regularización procedemos a REGISTRAR

Al Registrar mostrará un mensaje preguntando si se desea registrar el asiento de regularización. Hacer clic en

Una vez finalizado el proceso lo notificará.

Solo se requiere estos sencillos pasos para realizar un Cierre del Ejercicio en Ms Dynamics NAV.